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工作方案

XXXXXXXX非常荣幸参与贵单位“XXXXX档案整理归档移交服务项目”

的投标，根据目前土地储备档案管理工作内容较多，其需求的信息资源量

较大，传统的档案管理方法及技术已经远远不能满足现代信息技术高速发

达的社会需求，土地储备档案管理的信息化与电子档案管理技术已经成为

必要趋势的情况，结合项目难度，我单位特制订工作方案如下：

一、用户需求响应

（一）项目整体理解及依据

我单位将通过人员、设备、技术、管理等，对接收的档案进行专业化

的归档、整理、著录、扫描等加工，形成规范的入库档案和规范的档案电

子数据库，并达到XXXX市档案局要求。具体依据如下：

1、《中华人民共和国档案法》；

2、《归档文件整理规则》；

3、《档案著录规则》；

4、《纸质档案数字化技术规范》；

5、《XXX省档案管理条例》；

6、《XXXX市档案管理条例》；

7、其他相关参考文献。

（二）项目工作流程

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1、档案出库：我单位将指定专人对需要进行数字化处理的档案进行调

档，并与贵单位指定的专人一起做好档案的清点交接工作，并做好移交记

录。主要记录事项有：时间、档案数量、归档号、人员确认签字、入库时

间(档案归还时填写)。

2、档案整理归档：档案整理归档严格依照国家、省市及行业档案整理

归档的有关规定和要求。按档案整理归档有关规定和要求，对档案分类方

法、档案归档范围及保管期限、档案目录等进行重新审查、修改和编制。

已立卷的档案，要对档案顺序、文件编排顺序的合理性、档案材料的合理

性、完整性及整理、装订、归档方法进行重新梳理。未立卷的档案材料，

要进行分类、整理、加工、装订和归档。档案的分类、加工，档号、页码

编制，索引、著录，组卷、装盒、装订，卷内封皮、目录和备考表等，均

依照国家档案管理方面的规定和要求。盒面和脊背中的编号、文字、数字

等标示，应采用打印或模章加盖。档案的入库上架：验收合格的档案，并

在指定档案库房入库上架。

3、档案扫描：档案扫描将依据《纸质档案数字化技术规范》的要求进

行扫描。

4、图像处理：档案分批扫描交由专人对图像进行检查处理，使之符合

项目质量要求。

5、数据处理：扫描质量、格式转换、数据整理、加工及成果提交，均

依照国家、省市有关电子化档案归档和要求。图像处理完成后，经过多次

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检查，在保证图像质量和数据正确后，保证电子档案与原件一致，完整、

端正、整洁、清晰。数字化档案存储要以纸质化档案案卷目录、卷内目录

一一对应对应存储，并提交成果刻录备份光盘，一卷档案的成果应刻录在

一份光盘上，不能拆分。光盘封面要根据分盘时生成的索引项打印光盘编

号与档案编号对应的光盘标签。提交光盘刻录表一套，记录光盘号与案卷

内容。加工过程中，保持原档案资料的完整和整洁，保证不损坏和丢失原

档案材料。

6、档案材料装订与分盒：纸质档案扫描、质检工作完成后,由装订人

员把档案恢复装订，按哈尔滨市档案局要求分类装盒。

7、数据的抽检与验收：在档案数字化处理过程及结束时，贵单位可派

专人依据国家档案局下发的《纸质档案数字化技术规范》的要求逐批次对

己完成的电子档案与原始档案进行抽查验收。

8、档案回库：上述工作完成以后，由专人将档案送往哈尔滨市档案局

进行档案移交，并将移交书及时送交哈尔滨市土地储备中心。

二、数字化加工平台软件

（一）SynologyDrive

我单位日常办公的软件SynologyDrive，将作为加工平台软件，

SynologyDrive具有从1TB到数百TB的超大存储容量，且文件随时随地储

存、访问和共享文件，更有简化异地办公室文件共享功能，工作人员可以

保留和还原多达32个版本，以便还原到特定时间点，同时Intelliversioning

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可帮助我们保留更加重要的更改。本项目适用该软件部分功能，其工作原

理及功能如下图：

（二）ProcessOn

ProcessOn是一个在线作图工具的聚合平台，它可以在线画流程图、思

维导图、UI原型图、UML、网络拓扑图、组织结构图等等，无需担心下载

和更新的问题，不管Mac还是Windows，一个浏览器就可以随时随地的发

挥创意，规划工作。

三、硬件选型的合理性

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（一）档案整理装订工具

网线、插座、装订机（工具）、手指套、记事本、笔、针线、装订工

具、耗材等。

（二）档案数字化设施设备

高速扫描仪，平板扫描仪、零边距扫描仪，计算机（液晶显示器）、

服务器、移动硬盘、刻录机、UPS电源、交换机、激光A4打印机。

（三）日常办公设施

加湿器、空调。

四、档案安全控制

（一）确保电子档案载体物理上的安全

确保电载体物理全全,就为是要创造适合于光盘介质保存的环境，严格

控制温湿度，配备磁盘柜，载体应直立排放，要避光、防尘、防变形，并

要远离强磁场和有害气体等。

（二）确保电子档案准确

电子档案是以数码形式存储于各种载体上的，在以后的利用中必须依

赖于电子计算机软、硬件平台将电子档案的内容还原成人们能够直接阅读

的格式，这对于电子档案而言是一个较为复杂的过程，除了要对电子档案

本身进行很好的保存外，还必须对其所依赖的技术及数据结构和相关定义

参数等加以保存或转换。

（三）电子档案的访问控制与电子科技档案传输、传递控制

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电子档案管理系统通过内部访问控制机制实现对文档服务器访问的强

制控制。具体做法是：根据各类人员的级别、层次划定其使用权限，并依

次向管理系统注册登录。在访问中，由系统自动判定使用者身份及其所能

使用功能的范围，并由系统自动对各种操作的路径进行跟踪记录。档案管

理部门应严格执行电子档案“使用权限保护”和密钥管理的规定。

五、服务质量保障

（一）纸质档案整理、装订、归档方案

1、整理原则

（1）安全性：保证档案实体的安全和档案信息的安全。

（2）完整性：在档案的整理和数字化过程中，需要对原来装盒组卷的

档案拆分和重新装订，尽量保证其完整性。

（3）原始性：确保档案信息的原始性，保证档案中的任何有效信息保

持原样，不覆盖、不损失档案的任何原始信息。

2、整理步骤

（1）承接登记

项目开始后，首先是要将档案从客户档案库房中转移到加工现场的临

时场所。在转移之前，双方共同在现场完成档案的逐卷清点工作，并登记

承接时间、总共卷数、每卷档号、页数等信息，并有双方负责人在清单上

签字。清点交接工作必须认真仔细，逐笔核对，不允许出现任何差错。

（2）拆分编号

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拆分就是把档案的装订线、装订针等拆除（所有金属物都必须拆除）,

使档案纸张变为离散的状态。拆分后，对编号进行处理，修改其中的漏

编、多编、错编等问题。重新编号一律采用铅笔。

（3）档案鉴定

对如下经常出现的问题进行鉴定：

a)标题有问题：按照三要素的原则对标题进行完善；

b)分件有误：分件不符合要求，如：I请示应该在批复之前，实际归

档可能把批复放在了请示之前；

c)文件顺序错误：上一件的内容在分件时分到了下一件中；

d)文件混合：几个不相关的事由分为一件。

批文鉴定完成后，数字化的著录工作可以开始进行了。

（4）托裱修补

档案破损或者纸张大小不符合规定的，需要进行托裱修补；对于粘贴

太紧影响档案原貌的，要用药棉或者毛笔蘸水进行无损浸泡，然后取开，

无法揭开的保留原貌，对于褶皱不平影响扫描质量的原件先进行压平或烫

平处理。

（5）填写卷皮

不允许采用打印后贴纸的方式填写卷皮，需要手工填写。由专业填写

卷皮工作人员填写，能够保证各项内容写工整、完整，不出现错别字。

（6）装订还原

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恢复装订时，我们将尽量做到按照原孔装订，并保持档案整理时的排

列顺序不变，严格控制装订质量，做到装订线下齐、安全、无遗漏、顺序

无颠倒、无掉页以及卷皮与卷内目录和原文相符等。

（7）归还档案

将经过鉴定、整理，并完成数字化后的档案，移交归还到哈尔滨市档

案局。

（二）数字化成果的质量保证措施

1、严格遵守并达到哈尔滨市档案局归档要求。

2、纸质档案的电子版本应当与原纸质档案保持一致。

3、对纸质档案数字化直接产生的图像文件应当采用未加密的符合国家

电子档案要求的格式。

4、纸质个贷档案的数字化加工采用彩色模式进行扫描、扫描分辨率不

低于200dpi。

5、扫描后的图像清晰、不失真、完整、不影响图像的利用效果。

6、对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，图像偏度不得大于1度，图像

拼接处信息要完整，做到不缺少任何信息，没有折叠或缺损，保持图像的

完整，图片端正、无扭曲；对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑

点、黑线、黑框、黑边等要进行去污处理。处理过程中要遵循在不影响可

懂度的前提下展现档案原貌的原则；对大幅面档案进行分区扫描形成的多

幅图像，要进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图

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像的整体性；采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白

边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。

7、针对档案不同情况，采取不同扫描方式（平板、高扫），确保在扫

描过程中不对档案原件造成二次损伤。

8、要求电子影像数据准确、索引数据准确并与纸质档案匹配；档案编

号命名符合规范；图片命名及组成与纸质档案相一致。

9、保证档案内容与档案载体的安全，做到档案不丢失、泄密、损坏，

提交相应电子数据的光盘备份。

10、电子档案以及纸质档案的制作整理要求以及验收标准符合国家纸

质档案数字化技术规范。

11、数字化档案存储要以纸质化档案案卷目录、卷内目录一一对应对

应存储，并提交成果刻录备份光盘，一卷档案的成果刻录在一份光盘上，

不做拆分。光盘封面根据分盘时生成的索引项打印光盘编号与档案编号对

应的光盘标签。提交光盘刻录表一套，记录光盘号与案卷内容。

（三）质检控制方法

1、实现档案的价值

把全面实现档案的价值作为检验档案工作质量的唯一标准。每个从事

档案工作的人员，要通过加强档案的质量管理，更好地为生产、建设、教

育、科研服务，促进各项工作的质量和效率的提高，从而实现档案的真正

价值。

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2、工序管控

要牢固树立“下道工序是用户”的思想。档案是由多部门、多人共同

完成的，不同部门、不同工作人员之间能否密切配合，上道“工序”能否

给下道“工序”提供高质量的“半成品”，就成为提高档案质量的关键。

如果每个上道“工序”都能把下道“工序”看作是自己的“用户”，为下

道“工序”提供质量保证，那么，档案的质量就有了可靠的保证。

3、人员素质

不断提高档案人员素质，加强管理，完善规章制度，建立内部人员的

制约机制。良好的政治思想素质和业务素质是搞好各项工作的基础。从事

档案工作的人员要有良好的政治思想素质。具体来说，就是要有强烈的事

业心和高度的责任感，要有良好的服务意识，要有默默无闻、无私奉献的

档案人精神。档案工作又是一项业务性比较强的工作，档案人员业务素质

的高低，对档案质量起着至关重要的作用。档案工作人员要从搞好档案工

作、提高档案质量的角度来加强自身的业务学习。领导要给从事专兼职档

案工作的人员创造业务学习和培训的机会，使他们的业务知识能更好地适

应新时期档案工作的要求。

4、防检的有效结合

以预防为主，防检结合，重在提高。优良的档案质量是“生产”出来

的。根据这一基本道理，档案全面质量管理要求把档案管理的重点，从

“事后把关”转移到“事先预防”上来。从管结果转变为管因素，做到防

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患于未然。

六、进度计划

（一）服务管理办法

为加强对资料档案的收集、整理和管理工作，有效地保护和利用资料

档案，为统计事业发展提供服务，制定本制度。

1、档案的立卷、归档

（1）归档范围

对今后工作具有指导、凭证和查考作用的文件、账簿、照片、录音、

录像以及其他具有保存价值的资料，均要立卷、归档，由行政部统一管

理。

（2）归档时间

应立卷、归档的资料若未能如期归档，相关档案管理人员应及时向局

领导汇报，查明原因，追究延误人员的责任。若不及时汇报，造成严重后

果的，追究相关档案管理人员的责任。

（3）归档要求

a）需归档的各类文件、资料，应质地优良，书绘工整，声像清晰，图

号正确，签署完整，装订整齐。

b）移交档案时，相关档案管理人员要当面清点、核对，不符合要求退

回重新整理，符合要求要签发注明相关事项的回执，并在档案交接册上填

记移交内容。

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2、档案的保管

（1）所有档案须指定专人、专柜管理，管理人员应忠于职守，遵守纪

律，保守秘密。

（2）档案资料要采用科学方法管理，各类档案要实行集体保管，分类

整理，单独存放。

（3）对档案的调进、移出等变化要做好登记，经常清点核对，定期检

查，以保证档案的完整性和准确性。

（4）对保密档案的管理和利用、密级的变更和解密，须按国家有关法

律法规的规定办理。

（5）应做好档案的防尘、防潮、防霉、防虫、防火和防盗等保护工

作。

（二）工作人员和工作岗位配置

姓名职务业务领域项目分工

项目负责人

现场管理人员

软、硬件维护

清点交接、档案扫描

档案整理、数据录入

档案打码、档案装订

档案检查、档案校对

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违约承诺

若我单位竞价成功，承诺本项目服务过程中均参照质量管理和质量保

证标准中的内容进行。确保承接的每一项工作都达到相应的质量标准或技

术规范。

在服务过程中我单位提出以下违约承诺：

1、因我方服务质量等问题导致修改或变更所发生的一切费用，均由我

方负担，工期不变。

2、如交付使用时间违约（非贵单位原因除外），每天按合同总价的

0.1‰罚款，罚款最多为合同总价5%。

3、我单位须提供符合要求的产品，各项工作应符合中国相关技术标

准，并负责从档案整理、归档、数字化加工直至竣工验收。

4、为保证工作质量，对在工作中可能出现的问题，必须有详细的应对

方案。由于我单位工作不认真，导致的各类费用增加或各类事故，由我单

位自行负责。

5、我单位在报价中须包括以上全部费用。

6、贵单位严格按照采购要求和我单位相关承诺组织验收，否则由于不

认真或虚假验收出现的质量问题，贵单位负相应的责任。

单位名称：XXXXXXXXXXX

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售后服务

（一）改进方法

1、为保证抽检的已完成数字化转换的所有档案，包括目录数据、图像

文件、数据挂接及回库纸质档案总体质量，数据验收时抽检比率不低于

20%的要求，将在该批次档案整理完毕之后重新校对审核错漏项，并定期维

护软、硬件设备保证数字化转换的准确性。

2、为减少电子档案文件与纸质档案数量不一致、纸质档案整理出现不

完整、不清晰、有错误等不符合标书的质量要求的情况，将在扫描过程中

增加纸质档案与电子档案校对工序。对于不合格的档案采取重新数字化转

换工序以达到要求。

3、数字化转换质量抽检的合格率达到100%，予以验收“通过”。

4、抽检的数据只要有不符合验收标准的，该批次档案全部发回我单位

全面自检，在退回自检期间，贵单位暂停向其提供下一批次档案，直至该

批次符合验收标准，同时本项目规定完成期限不得延期。

（二）响应时间

我单位提供1小时响应、12小时解决的项目后期服务。

（三）整改措施

我单位保证本工程档案通过档案专项验收（或项目竣工验收），并承

担验收前后档案质量的整改。

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服务承诺书

1、我单位提供1小时响应、12小时解决的项目后期服务，并提供相应

承诺材料证明。后期免费服务期从贵单位档案验收合格至工程竣工验收合

格为止，并能解决各阶段档案验收过程中发现的相关问题。

2、我单位自携设备工具等（包括：高速扫描仪，平板扫描仪、零边距

扫描仪，计算机（液晶显示器）、服务器、加湿器、移动硬盘、刻录机、

UPS电源、交换机、网线、插座、装订机（工具）、手指套、记事本、

笔、针线等，所需设备至少包括扫描仪、计算机、激光A4打印机、装订工

具、耗材等）上门提供处理服务。我单位所派工作人员应政治合格、业务

熟练。

3、贵单位不提供办公场地、标准电源及必要的办公桌椅。在档案数字

化加工过程中，贵单位派人给与配合即可，主要负责档案的交接和管理，

随时对制作完成的工作进行抽检，明确修改意见等。

4、我单位在本项目完成后，须向贵单位提供所整理档案相关明细。

单位名称：XXXXXXXX

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