毕业论文Word格式订正技巧

一、前言

1.1为何写这个文章

写论文的最后一关往往是格式，而很多文章都是因为格式问题就不过了审查的第一关。不可否认，修改格式，百度一下就知道；但是每次遇到问题都百度，不仅浪费时间，而且不符合良好学习习惯的作风。所以最好先看下格式订正技巧，然后再自己解决，不用一边修订一边百度，这样效率高很多

1.2 必须要注意的习惯

经常Ctrl+S！经常Ctrl+S！经常Ctrl+S！
不管是Word，还是PPT，PS，这个习惯是十几年的平面设计师建议的最重要的习惯。
自动保存不能帮你保存刚好要保存的节点，文档恢复往往恢复不了。所以必须记住要经常Ctrl+S！

1.3 常用工具

(1)Word版本至少2013版以上；

(2)画流程图、框架图等用VISIO。用VISIO有以下理由：

1. 比WORD、PPT要好。本人刚开始也觉得用Word插入方便，甚至用PPT画再截图保存也
   便利，但是用了VISIO之后就觉得它有多万能了，不然微软也不需要专门出一个VISIO来画图
2. VISIO能直接保存为TIF、Tag以及其他格式，可以直接导入AI和PS，这样也符合期刊论文的要求，他们要求保存TIF格式的可编辑图片。Tag格式直接插入Word也不会失真。如果是截图往往会失真，图片显得模糊。

二、基础知识——Word排版知识必备

这一节内容是介绍常用的命令，因为几乎什么时候都要用到，所以最好先记住它们的位置以及打开方式

2.0 显示编辑标记

​ 有时候Word显示一些灰色的圆的和右箭头，有时候没有，这就是编辑标记，如空格的编辑标记是圆点，tab的编辑标记是->

​ 显示编辑标记的按钮在开始菜单栏、段落工具栏的右上角。下面就是显示和隐藏编辑标记的区别。
有编辑标记：
无编辑标记：

排版的时候建议全程打开编辑标记

2.1 字体、段前段后、行距

(1)字体修改大家都会；(一般中文用宋体，数字、字符、半角符号用Times new Roman)

(2)修改一段文字的段前段后和行距：

​ 段前段后： 指这一段文字分别与上一行文字和下一行文字间隔多少空白距离；

​ Word默认都是0行；但是一般毕业论文要求自己设置，用的单位是磅，如段前6磅，段后3磅，需要自己填写磅。

​ 行距： 指一段文字内行与行的空白多少。

​ Word默认都是单倍行距；但是一般毕业论文要求自己设置，用的单位是磅，如固定值20磅，需要自己选择固定值，填写20磅

段前段后以及行距的修改方式：

​ 选中一段文字，或者光标停留在某一行，点击开始-段落-下拉菜单，即可修改这段文字或这行文字的段前段后和行距。

2.2 “下一页”分隔符

分隔符的位置：【布局菜单栏-页面设置工具栏-分隔符下拉菜单】

目前，必须知道怎么插入“下一页”分隔符，它是用得最多的命令，作用在后文会细说。

延伸讲解：分页符与分节符的区别：

所谓节，就是格式的区分单位，一般是页眉样式不一样，或者页码不连续，后面会揭秘页码与页眉。

分页符即只是分页，上下页之间的格式是一致的；

分节符则分成两节，便于编辑两节的页码和页眉。常常用于毕业论文不同章节的分离

【分节符-下一页】用的最多，即分节，又分页

2.3 页码和页眉

双击页码或页眉的位置会进入“页眉和页脚工具”，这里请记住最重要的一个按钮：【链接到前一条页眉】。

现在可以看到图中的【链接到前一条页眉】按钮是没有选中的。但是论文一旦有了分隔符，它的状态则是默认选中。这里是个坑，请记住这个地方。

个人觉得这个按钮应该放在明显位置，因为它太重要，很多页眉页码问题都是因为这个小细节和“下一页”分隔符没设置好而出现的。

其他按钮选项，如 【奇偶页不同】 【 页码】 等，用到的时候再细说。

三、文字内容编辑技巧

3.1 样式

3.1.1 正文样式

在毕业论文中，正文样式一般要求是中文宋体、英文和数字。但是word很多时候默认格式并非如此，一般人做法是编辑完内容后再修正格式。

这里提供一个技巧：先确定全文的正文格式，等内容编辑完后再微调。这样会省下不少功夫。

如图，下面的正文格式不符合要求：

右键样式中的“正文”，修改成符合要求的样式。比如毕业论文要求：中文宋体、英文Times New Roman、行距固定值20磅、段前段后0行：

点击修改，修改完英文格式后，点击格式-段落：

按照第二节所说的修改行距、段前段后：

3.1.2 各级标题样式与导航窗格

打开导航窗格，可以看到各级标题的层级关系，并且点击可快速定位。打开方式：视图菜单栏-勾选导航窗格选项：

默认的层级关系是：标题-副标题-标题1-标题2-标题3-…虽然可以修改标题样式名称，但是建议不要修改，因为样式的层级关系不会随着名称改变，改变名称可能会看不出层级关系。例如，毕业论文要求如下所示：

那可以采用各章标题为“标题”、一级节标题为“标题1”、二级节标题为“标题2”，再按照上述方式修改样式即可。

3.2 F4与格式刷

3.2.1 F4

F4 的功能是：重复上一步操作。一般就是多处格式修改以及多处添加同样内容的时候要用到。

例如，我要在下面的文字中把所有参考文献的引用格式都改成16的格式：

则可以修改一次16处的格式后，后面的格式修改都用F4代替上一步操作，而不用每次都进行重复的修改动作：

3.2.2 格式刷：

​ 格式刷与F4的区别：
F4——重复上一步操作；
格式刷——把一段的格式用到另一段。
格式刷分为【一次性格式刷】以及【永久格式刷】。

下图中，5段文字字体和文字大小都不相同：

​

想把所有段格式都改成第1段的格式，包括中文、英文、字体大小，都要一致，这时候可以启动【格式刷】：开始菜单栏-最左边的格式刷按键。

【一次性格式刷】：选中源格式，单击一次按键，再选中目标格式，则目标格式变得与源格式一致。但是只能用一次：

【永久格式刷】：双击按键，选中源格式，再选中目标格式（注意与【一次性格式刷】的顺序不同），则目标格式变得与源格式一致。目标格式可以一直改下去，直到按Esc退出格式刷：

四、页码与页眉规则揭秘

第二章已经介绍了页码与页眉的打开方式。接下来揭秘其规则。毕业论文的格式修正常常是这一步出错，而且不知道规则的话很难订正。

4.1 页码

4.1.1从某一页开始页码：

比如从第一章绪论开始第1页，而前面的摘要等内容不需要页码。按照以下步骤：

1. 光标放在第一章开头，插入【分节符-下一页】：

双击第一章页脚，添加页码：

但是不是从第1页开始。这时候再点击页码-设置页码格式，选择可选页码单选框，设置为1开始：

第一章前面也有页码。进入页脚，删除即可。

4.1.2 删除页码后其他页码也被删除

笔者把第一章前面的页码删除后，第一章之后的页码也被删除了。相信很多人都会遇到这个问题。
不要惊慌，先撤销到还有页码的步骤。

双击第一章的页眉（注意是页眉，不是页脚），看到设计菜单栏，发现问题所在：【链接到前一条页眉】被选中！

把第一章的第一页页眉这个按键不勾选，再重新进行删除页码的操作，即可解决。

（不得不感慨下，Word默认是勾选【链接到前一条页眉】的，而且这个地方很不显眼，实在是个坑！）

4.2 页眉

接下来是每一章的页眉跟着每个章节标题变化。同样是每一章的开始，插入【分节符-下一页】

​

4.2.1 奇偶页不同

​ 论文格式要求，偶数页页眉是学校名称，奇数页页眉是对应的章标题。

先解决偶数页：双击第2页页眉，注意下面选项框，要选择奇偶页不同，输入学校名称：

接着是奇数页：双击第1页页眉，勾选【奇偶页不同】，编辑页眉。

奇数页页眉跟章标题一致，这里有两种方法，但是两种方法要注意的事项不同。

方法一：分别复制每一章的标题，粘贴到奇数页页眉，每一章的第一页都这样操作。
但是这种方法必须注意：把每一章的第一个奇数页页眉的【链接到前一个页眉】的选项去掉！

方法二：使用插入域的方法。
这种方法要注意：把除了第一章的其他所有章节的第一个奇数页页眉的【链接到前一个页眉】的选项勾选！
这个技巧，能够使每一章标题改变时，对应的页眉也能同时更新：
双击页眉，进入到【插入菜单栏-文本选项卡-文档部件下拉框-域】：

选择【StyleRef】域名，域属性选择对应的样式，如这里是标题1：

这时候后面的每一章的奇数页都会更新为对应的标题1，不需要逐个更改。

4.2.2 正文前的页眉

​ 【奇偶页不同】只能用于全文，不能分节，且正文前的每一节的页数较少，因此不建议使用域插入，直接手动添加即可

4.2.3 页眉不连续

​ 有时候会出现这种情况：修改一页页眉，后面的页眉不会同步更新，也就是说只有一页页眉被改变了。

这应该是页眉的【首页不同】选择框被勾选了，去掉即可。
（这里又有一个坑：【首页不同】只针对本节，【奇偶页不同】只能针对全文，唉，，，，）

4.2.4 为何有一条横线

​ 即便是插入了分节符，有可能不需要页眉样式的地方（如封面）仍会出现一条横线：

双击页眉，把所有内容都删除，包括空格。假如还有横线，用以下方法解决：

打开【开始菜单栏-样式选项卡-下拉框-清除格式】：

4.3 新的页码问题出现

这时候页码又出现问题：正文的每一章都是从1 开始，而不是连续上一章的页码。

双击页脚，编辑页码，设置页码格式为【续前节】：

五、插入图片出问题

5.1 图片的布局

插入图片常用的是从另一个文档或者程序（微信等），或者直接截图后，按Ctrl +V，复制图片到正文中;
或者是【插入菜单栏-图片】。

插入图片后点击图片，图片右上角有个布局选项：

一般选择以下两种布局：

上下环绕型：图片可拖动，文字随着图片拖动而上下浮动；

嵌入型：图片不可拖动，只能删除。

笔者推荐使用嵌入型。因为当要在图片上文中增删大段文字的时候，上下环绕型的图片常常会移动到不是与原来文字的正确相对位置。

选择嵌入型，再利用文字居中的方式使图片居中。这种方式能使图片与文字同步变动。

5.1 图片被隐藏

嵌入型的图片有时候会出现问题——图片被隐藏到文字中：

这时候一般人就改为上下环绕型，认为嵌入型不好。其实这个问题很好解决，因此还是推荐使用嵌入型。

在文字中插入公式，也会出现公式被隐藏的问题：

这时候，把文字所在段的行距改为单倍行距、多倍行距、最小值等都可，只要不是固定值既可。

其实嵌入型图片同理，把图片所在的那一行的行距改为不是固定值既可。