outlook 自动回复

技巧一：设置邮件自动答复

功能描述

Outlook2010的邮件自动答复功能可以在您出差或无法发送邮件的情况下，自动答复邮件，并向

组织内准备给您发邮件的人自动提示外出信息。

操作方法

1.单击【文件】-【自动答复】。

2.在“自动答复”对话框中，选中“发送自动答复”。“在我的组织内”和“在我

的组织外”分别填写上答复内容，然后单击【确定】。

3.组织内的用户要发邮件给您时，在发送邮件前，即可得到您正在外出的提醒（如

图所示）。组织内或组织外的用户在发送邮件给您后，将收到自动回复的邮件。

技巧二：垃圾邮件筛选器

功能描述

Outlook2010提供了一个垃圾邮件筛选器，通过该筛选器，绝大部分垃圾邮件将不会进入“收件

箱”，而是会传送到“垃圾邮件”文件夹，显著减少垃圾电子邮件的数量。

操作方法

例如：阻止来自某个域名发来的邮件，如“@”。

1.单击【开始】-【垃圾邮件】-【垃圾邮件选项】。

2.在打开的“垃圾邮件选项”对话框中，选择【阻止发件人】，单击【添加】。

3.在“添加地址或域”对话框中输入“@”。并单击【确定】关闭所有对话

框。以后，来自的邮件都将被归放在“垃圾邮件”文件夹下。

技巧三：共享日历

功能描述

将自己工作安排的日历共享给其他同事，便于同事合理安排共同协作的时间。

操作方法

1.单击【日历】-【共享日历】。

2.选择收件人地址，并选择其日历信息的详细程度，单击【发送】，即可将共享日

历信息以邮件形式发给相关人员，邀请他们访问您的共享日历。

3.收到邀请邮件的人，在邮件中单击【打开此日历】，即可与您的日历并排查看。

技巧四：对话试图

功能描述

追踪邮件线索，节省邮件查找时间

操作方法

1.利用对话视图查看邮件，可单击邮件标题左侧的三角箭头（如图所示）。

2.可看到同一主题的邮件以对话形式联系在一起。

3.若要取消默认的对话视图显示方式，可单击【视图】，取消【显示为对话】前

的选中状态。

技巧五：快速步骤

功能描述

一个步骤多个操作，提高常规事务的处理效率

操作方法

1.在“开始”选项卡下，按下图所示进行操作。

2.单击【新建快速步骤】-【自定义】，此时打开“编辑快速步骤对话框”。

3.将名称改为“快速转发”，如下图所示进行操作。

4.添加常用联系人的邮件地址，然后单击打开“显示选项”，添加文字等信息。

单击“完成”，快速步骤设置结束。

5.选中目标邮件，在“快速步骤”中单击“快速转发”，常用联系组的成员即可

收到该邮件。

技巧六：预定会议室

功能描述

清晰、快捷查找出空闲会议室资源

操作方法

1.在Outlook日历中，单击【新建会议】，显示“会议”对话框。单击【会议室】

按钮，即可选择或搜索可用的会议室。

2.选择会议室后，可在右侧的“会议室查找工具”任务窗格中，查看到所选会议

室的可用状态（建议时间）。

3.发送会议邀请之后，该会议室即被预定。其他人若要预定同时间段的同一会议

室，将看到会议室已被预定的提示。

技巧七：压缩邮件中的图片

功能描述

可利用图片工具对图片进行压缩，控制邮件大小

操作方法

1.选中邮件中的图片，单击“图片工具”下的【格式】-【压缩图片】。

2.在“压缩图片”对话框中，选中“电子邮件”，并单击【确定】，完成压缩。

技巧八：翻译屏幕提示和朗读

功能描述

对邮件进行实时语言翻译

操作方法

1.双击打开邮件，在“邮件”选项卡下，单击【翻译】-【翻译屏幕提示】，开启

翻译屏幕提示功能。

2.将鼠标指向一个单词，此时会出现一个浮动窗口显示翻译。单击小窗口上的按

钮，即可播放单词发音。

技巧九：在阅读窗格预览附件

功能描述

不打开邮件附件的情况下预览这些附件

操作方法

1.在邮件列表中，选择包含附件的邮件。单击该附件即可进行预览。

2.如果附件是演示文稿文件，您甚至可以在预览时单击幻灯片，切换到不同的幻

灯片。

技巧十：邮件以附件形式转发

功能描述

当多封邮件需要转发时，可以将多个邮件作为附件添加到邮件进行转发

操作方法

1.选中收件箱里的多个邮件，如下图所示进行操作。

2.这些邮件将以附件形式附加在当前邮件中。

技巧十一：社交网络

功能描述

获取联系人的信息更新和往来记录

操作方法

1.通过网络社区，可以查看联系人相关信息。如下图所示进行操作。

2.单击“”即可查看与其来往邮件中的所有附件。单击“”即可查看与其参加的

共同会议。

技巧十二：即时搜索

功能描述

快速查找项目

操作方法

1.单击“收件箱”，在“即时搜索”框中，键入“新产品”，筛选出所有包含关

键字“新产品”的邮件，邮件主题或正文中的关键字以黄色突出显示。

2.单击【有附件】，在上一个搜索基结果中，继续筛选出包含附件的邮件。

技巧十三：签名的设计和应用

功能描述

自动在邮件末尾添加签名

操作方法

1.单击【文件】--【选项】

2.在“Outlook选项”对话框中单击“签名”。

3.单击“新建”，将其命名为“工作签名”，编辑完成后，单击“保存”。

4.按下图所示操作，设置在新建邮件和回复邮件时插入签名。

5.当新建邮件和回复邮件时，签名将会自动生成。

技巧十四：附件批量下载

功能描述

批量下载附件，提高工作效率

操作方法

1.在邮件中，右键单击任意一个附件，选择“保存所有附件”。

2.选择保存的位置，单击“确定”。

技巧十五：邮件中的简繁转换

功能描述

轻松查看繁体邮件或者附件

操作方法

例如：将此附件预览中的繁体内容转换成简体中文查看。

1.单击“附件工具”的“附件”选项卡。

2.单击“繁转简”，即可以简体中文对文档进行查看。

技巧十六：在邮件中预览日历

功能描述

邮件中即时预览到日历中的时间安排，无需切换到日历

操作方法

仅需选中收到的会议邀请邮件，即可同时预览到日历的信息，如图所示。

技巧十七：邮件分类管理

功能描述

用搜索文件夹进行邮件分类管理

操作方法

1.单击【文件夹】-【新建搜索文件夹】。

2.选择相应的搜索条件模板，如“来自特定人员发来的邮件”。

3.单击【选择】，选择联系人邮件地址（或输入邮件地址）。

4.单击【确定】关闭所有对话框后，可在Outlook左侧的导航窗格中，看到“搜索

文件夹”下已添加了相关搜索条件。单击此搜索条件，即可找到符合条件的所有邮件，

无论邮件位于收件箱或其他文件夹，都能被找到。

5.采用搜索文件夹对邮件实现分类，实际上并未改变邮件的位置。当一封邮件符

合多个搜索规则时，在每个不同的搜索文件夹下，都能看到这封邮件。

技巧十八：让秘书管理老板的邮件和日历

功能描述

代理他人处理邮件或日历

操作方法

1.单击【文件】-【信息】-【账户设置】-【代理访问】

2.在“代理”设置对话框中，单击【添加】，选择秘书的邮件账号。单击【权限】

可设置分配给秘书的权限，如允许秘书查看、编辑邮件或日历等。

3.当秘书使用自己的Outlook邮箱账号登录后，可在Outlook选择：【文件】-【打

开】-【其他用户的文件夹】。

4.单击【姓名】选择老板的邮箱账号，或直接输入老板的邮箱账号。在“文件夹

类型”处，选择“收件箱”，即可查看或编辑老板的邮件；选择“日历”，即可查看和

编辑老板的日历。